Hosting effektive medizinische Büro-Meetings

Medical Office Mitarbeitertreffen können sehr effektiv sein, wenn sie effizient und produktiv eingesetzt werden. Meetings sind eine großartige Form der Kommunikation für die gesamte Praxis und sollten regelmäßig stattfinden. Wenn Meetings wöchentlich, zweiwöchentlich oder sogar monatlich geplant werden, können Manager und Mitarbeiter Probleme innerhalb des Büros zeitnah angehen.

Oftmals können Meetings wirkungslos werden, wenn nicht genügend Planung vorhanden ist, um Zeitlimits zu berücksichtigen oder die präsentierten Informationen nicht richtig organisiert sind. Hier finden Sie mehrere Möglichkeiten, wie Sie effektivere Arztbesprechungen ausrichten können.

1Die Agenda

Durch die Entwicklung einer Standardagenda können Sie wichtige Themen in jeder Sitzung in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit behandeln. So kann jedes Meeting reibungslos ablaufen und mit genügend Zeit zum Thema bleiben, um alle wichtigen Themen zu besprechen. Oftmals werden Besprechungen die geplante Zeit überschreiten, aber Ihre Besprechung kann pünktlich enden, solange die wichtigen Probleme behoben werden.

Eine typische Besprechungsagenda beinhaltet:

1. Begrüßung und Einführung
2. Abwesenheiten
3. Protokoll der vorherigen Sitzung
4. Probleme, die sich aus der vorherigen Sitzung ergeben
5. Liste der Themen, die in der Reihenfolge ihrer Wichtigkeit besprochen werden sollen
6. Alle anderen Geschäfte, die es den Mitarbeitern erlauben, andere Themen zu erörtern
7. Jedes neue Geschäft für das nächste Meeting
8. Abschluss des Meetings

Geben Sie in der Liste der Elemente Standardelemente ein, die bei jedem Meeting behandelt werden sollen. Dies können Infektionskontrolle, HIPAA und finanzielle Ziele sein.

Suchen Sie nach wiederkehrenden Artikeln aus früheren Tagesordnungen, z. B. Ablehnung von Anträgen, lange Wartezeiten und Probleme mit der Patientenzufriedenheit.

2Häufigkeit und Dauer der Behandlung von Pflegebedürfnissen

Häufigkeit und Dauer der Bürotage hängen von mehreren Faktoren ab. Aufgrund der zeitlichen Einschränkungen der Arztpraxis sollten die Treffen die Patientenversorgung nicht beeinträchtigen.

Die beste Zeit, um ein Meeting zu planen, wäre nach Stunden oder während einer langsamen Zeit des Tages. Auf diese Weise hätte das Meeting wenige oder keine Unterbrechungen und kann pünktlich beginnen und enden. Eine zweiwöchentliche oder monatliche Mitarbeiterversammlung, die nicht länger als eine Stunde dauert, wäre bequemer.

Einige Manager möchten vielleicht auch einmal im Monat mit kleineren Gruppen oder einzelnen Mitarbeitern zusammenkommen, um spezifischere Themen anzusprechen. Dies ist ein wichtiger Schritt, der oft von Besprechungsplänen ausgelassen wird. Kleinere Gruppen oder Einzelbesprechungen ermöglichen es den Menschen, Themen vor einer größeren Gruppe anzusprechen oder zu diskutieren, über die sie möglicherweise nicht sprechen wollen. Manager können dies auch als Gelegenheit nutzen, vertrauliche Probleme mit Mitarbeitern zu besprechen, ohne dass sich jemand herausgegriffen fühlt.

3Die Dinge von Bedeutung im medizinischen Umfeld besprechen

Obwohl jedes Büro anders ist, ist die Dynamik des medizinischen Büros sehr ähnlich. Bestimmte Themen sollten bei jedem Treffen behandelt werden, um sicherzustellen, dass Ihr medizinisches Büro die staatlichen und bundesstaatlichen Richtlinien einhält.

• HIPAA: Alle Gesundheitsdienstleister sind dafür verantwortlich, dass ihre Mitarbeiter in Bezug auf die Einhaltung der HIPAA-Richtlinien geschult und informiert werden. Ob absichtlich oder versehentlich, die unbefugte Offenlegung von PHI wird als Verletzung von HIPAA betrachtet. Erinnern Sie Ihre Mitarbeiter daran, wie wichtig es ist, die Offenlegung von Informationen durch routinemäßige Gespräche zu vermeiden. Erörterung von Patienteninformationen in Wartebereichen, Fluren oder Aufzügen; ordnungsgemäße Entsorgung von PHI; und der Zugang zu Informationen ist streng auf Mitarbeiter beschränkt, deren Arbeit diese Informationen benötigt.
• Infektionskontrolle: Die Verhinderung der Ausbreitung von Infektionskrankheiten ist das Hauptziel der Infektionskontrolle in der Arztpraxis. Wie wir alle wissen, ist richtiges Händewaschen der effektivste Weg, die Ausbreitung von Infektionen zu verhindern. Allerdings kann das Händewaschen alleine nicht ausreichen. Freundliche Erinnerungen werden dazu beitragen, dass Mitarbeiter und Patienten sicher bleiben.
• Finanzielle Ziele: Der Erfolg einer Gesundheitseinrichtung hängt von der Stärke der Finanzpolitik des medizinischen Amtes ab und davon, wie das Büro seine finanziellen Ziele erreicht. Die Mitarbeiter darüber auf dem Laufenden zu halten, wie gut oder schlecht das Büro funktioniert, ist eine Möglichkeit, weiterhin gute Leistungen zu erbringen oder sich zu verbessern. Die finanzielle Lage des Büros ist für die Mitarbeiter gleichermaßen wichtig, da sie wissen, dass sie sich sicherer fühlen, wenn sie sich finanziell gut entwickeln.