Interne Kontrollen sind definiert als ein Verfahren, das Betrug verhindert, Unternehmensressourcen schützt und die Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften sicherstellt. Interne Kontrollen sind nur wirksam, wenn sie durch die spezifischen Bedürfnisse der medizinischen Praxis bestimmt, implementiert, überwacht und gemessen werden, um sicherzustellen, dass sie wie geplant funktionieren.
Die medizinische Praxis muss einen proaktiven Ansatz verfolgen, um Fehlverhalten von Mitarbeitern zu verhindern und aufzudecken, indem sie eine Richtlinie für interne Kontrollen erstellt. Prävention und Erkennung spielen in jedem internen Kontrollprozess eine sehr wichtige Rolle, indem sie ein gewisses Risiko minimieren.
1 Einstellungspraktiken
Die Einstellung des besten medizinischen Büropersonals ist eine wirksame Methode zur Stärkung eines internen Kontrollprozesses. Personal einzustellen, das kompetent, vertrauenswürdig und zuverlässig ist, indem es Kandidaten gründlich vorstellt, ist nur ein guter Geschäftssinn. Hintergrund-Checks und Referenz-Checks sind einfache Wege, um schlechte Äpfel auszusortieren und bestimmte Leute davon abzuhalten, sich für den Job zu bewerben.
Obwohl frühere Arbeitgeber keine anderen Informationen als den Beschäftigungsstatus und die Berechtigung zur Wiedereinstellung angeben dürfen, können Sie anfordern, dass Antragsteller Kontaktinformationen für frühere Vorgesetzte oder Mitarbeiter bereitstellen, um detailliertere Informationen zu erhalten. Hintergrund-Checks einschließlich Kredit-Checks enthalten auch Details zur persönlichen Geschichte eines Bewerbers.
2 Trennung der Aufgaben
Die Trennung von Aufgaben verhindert, dass ein Mitarbeiter die Verantwortung für mehrere Transaktionen im Zusammenhang mit dem Umgang mit Finanzen trägt. Wann immer ein Mitarbeiter mit Geld umgehen muss, sollte es eine Person geben, die bestimmte Transaktionen autorisiert, eine andere Person, die für die Verarbeitung verantwortlich ist, und eine andere, die für die Abstimmung und die Führung der Aufzeichnungen zuständig ist. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Person Aufgaben ausführen kann, die nicht von einer anderen Person erkannt oder überprüft wurden.
Durch die Trennung der Aufgaben ist es schwierig, Geld zu verlieren, sei es auf der Rezeptionsebene oder auf der Verwaltungsebene der medizinischen Praxis. Wenn Mitarbeiter wissen, dass jeder Prozess verfolgt und überwacht wird, fördert dies Genauigkeit und Ehrlichkeit bei der Ausführung von Aufgaben.
3D Dokumentation
Jede finanzielle Transaktion sollte einen Papierpfad haben. Dokumentation ist nicht nur das Schreiben oder Dokumentieren von Aktionen, sondern auch das Aufbewahren von Kopien aller Finanzunterlagen wie Rechnungen und Überweisungen. Mitarbeiter sollten darauf hingewiesen werden, dass sie niemals eine Transaktion aufgrund einer mündlichen Anfrage durchführen.
Gültige Unterlagen sind amtliche Amtsblätter, Briefbögen oder Rechnungen und sollten bei Bedarf durch Unterschrift autorisiert werden. Schecks sollten immer eine Rechnung haben, ebenso wie Rückerstattungen, Geldüberweisungen oder Zahlungsbuchungen. Bargeld sollte nur akzeptiert werden und niemals ausgegeben werden, es sei denn, dass Patientenwechsel zurückgegeben werden. Die Kassenabstimmung sollte auch zu Beginn und am Ende jeder Schicht dokumentiert werden.
4Physikalische und elektronische Sicherheitsvorkehrungen
Die Verwendung von Safes, Alarmsystemen, Kameras und Schlössern kann dem medizinischen Büro bei der Sicherung von Daten, Inventar, Vermögenswerten und Geld helfen.
1. Bewahren Sie alle Geldkassetten, Schecks und Quittungsbücher in einem Safe mit begrenztem Zugang für das Personal des medizinischen Büros auf. Kombinationen sollten regelmäßig geändert werden.
2. Lassen Sie Alarmsysteme für Nach- und Nichtbetriebstage vorhanden. ※ 3. Kameras können an jedem Eingang und Ausgang platziert werden, die Rezeption und auf den Safe gerichtet.
4. Halten Sie die Türen zum Vorratsraum und / oder Apothekerschrank immer verschlossen und erlauben Sie nur den Zugang zu bestimmten Bereichen nach Bedarf.
Elektronische Sicherheitsmaßnahmen umfassen die Verwendung von Passwörtern und die Beschränkung des Zugriffs auf autorisiertes Personal.
5Überwachungsvorgänge
Jeder interne Steuerungsprozess wäre unvollständig, ohne dass der Betrieb überwacht werden kann. Die Überwachung der internen Kontrolle umfasst die Überprüfung der täglichen Vorgänge, um sicherzustellen, dass die Prozesse ordnungsgemäß funktionieren.
1. Kassenabstimmung
2. Konten- oder Kartenprüfung
3. Verifizierung durch Vergleich der Berichte
4. Regelmäßige Bestandskontrollen
Alle Prozesse müssen im Auge behalten werden, aber vor allem muss der Leiter eines medizinischen Büros: Establish 1. Regeln aufstellen und Ziele
2. Kommunizieren Sie sie allen Mitarbeitern
3. Geben Sie regelmäßig Feedback.
