So erhalten Sie Kopien Ihrer medizinischen Unterlagen

Das Überprüfen Ihrer medizinischen Unterlagen ist Ihr Recht, und es ist ratsam, dies bei jedem Arztbesuch zu tun. Sofern Sie nicht in einem Gesundheitssystem sind, das Ihnen Zugriff auf Ihre elektronische Krankenakte gewährt, müssen Sie eine Kopie Ihrer Krankenakte anfordern.

Laut Bundesgesetz haben Sie das Recht, Kopien der meisten Ihrer medizinischen Unterlagen zu erhalten, unabhängig davon, ob es sich um Papierkopien oder elektronische Patientenakten handelt.

Wenn Sie richtig fragen, müssen Ihnen die Notizen, medizinischen Testergebnisse, Laborberichte und Rechnungsinformationen zur Verfügung gestellt werden.

Das Bundesgesetz, das den Zugang zu unseren Krankenakten regelt, heißt HIPAA (sprich HIP-a), das Gesetz zur Übertragung und Verantwortlichkeit von Krankenversicherungen. Diese Regeln beziehen sich hauptsächlich auf Datenschutzprobleme, sind aber so umfangreich, dass viele Anbieter im Gesundheitswesen immer noch verwirrt sind, wie sie durchgesetzt werden können. Diese Verwirrung macht es manchmal schwierig für Sie, Ihre Unterlagen zu bekommen, selbst wenn Sie dazu berechtigt sind.

Wer darf seine medizinischen Unterlagen anfordern?

Wenn Sie Kopien Ihrer medizinischen Unterlagen erhalten möchten, dann:

Sie müssen der Patient oder der Erziehungsberechtigte des Patienten sein, dessen Unterlagen angefordert werden.
Wenn Sie nicht der Patient, der Elternteil oder der Vormund sind, müssen Sie eine schriftliche Genehmigung des Patienten einholen, manchmal mit dem Formular, das der Anbieter Ihnen gibt. Pflegepersonen oder Fürsprecher können möglicherweise auf Aufzeichnungen zugreifen, wenn der Patient dem Anbieter eine schriftliche Erlaubnis erteilt hat.

Das US-Gesundheitsministerium bietet gute Hintergrundinformationen, um zu verstehen, wer Zugang zu den Patientenakten hat oder nicht.

Viele Patienten glauben, dass sie oder ihre Beauftragten die einzigen Personen sind, die Kopien ihrer Aufzeichnungen erhalten können. In der Tat gibt es viele andere, die ohne Ihre Erlaubnis Zugang zu Ihren medizinischen Unterlagen erhalten können.

Welche Gesundheitsdienstleister haben Ihre Krankenakten?

Anbieter, einschließlich Ärzte, Krankenhäuser, Labors und andere Ärzte, müssen die meisten medizinischen Aufzeichnungen für Erwachsene für mindestens sechs Jahre aufbewahren, auch wenn dies je nach dem Staat, in dem die Aufzeichnungen gespeichert sind, unterschiedlich ist. In den meisten Staaten müssen Kinderakten drei bis zehn Jahre nach dem 18. oder 21. Lebensjahr aufbewahrt werden. Wenn Sie ältere Unterlagen suchen, wenden Sie sich an den Anbieter, um zu sehen, ob sie verfügbar sind.

Anbieter sind verpflichtet, selbst erstellte Notizen oder Datensätze oder Testergebnisse, für die sie Kopien haben, zu teilen. Sie sind auch verpflichtet, alle Informationen über Sie von einem anderen Arzt zu teilen, wenn diese Informationen für die Diagnose und / oder Behandlung verwendet wurden, die mit Ihnen besprochen werden.
Diagnose-Labor-Testaufzeichnungen für solche Tests wie Bluttests, CT-Scans, Röntgenaufnahmen, Mammographien oder andere sollten beim Arzt, der sie bestellt hat, oder beim Hausarzt angefordert werden. Ab 2014 können Sie diese Ergebnisse direkt vom Labor anfordern.
Wenn Sie Krankenhausakten oder Aufzeichnungen von einer anderen medizinischen Einrichtung suchen, sollten Sie diese direkt bei dieser Einrichtung anfordern.

Datensätze, die Provider nicht mit Ihnen teilen müssen

Beachten Sie, dass Ihnen möglicherweise der Zugriff auf einige Datensätze verwehrt wird, die normalerweise mit psychischen Gesundheitsdaten in Zusammenhang stehen.

Wenn ein Anbieter der Ansicht ist, dass Sie Ihren Gesundheitszustand gefährden können, kann Ihre Anfrage abgelehnt werden. Sie können Ihnen den Zugang nicht verweigern, nur weil sie denken, Sie würden sich aufregen, wenn sie nicht glauben, dass diese Aufregung zu einem Versuch führen wird, sich selbst körperlich zu schaden. Wenn Sie abgelehnt werden, muss der Anbieter dies schriftlich bestätigen.

Zu diesen Arten von Aufzeichnungen und Umständen gehören:

Notizen zur Psychotherapie
Informationen, die zur Verwendung in einem Rechtsstreit zusammengestellt wurden
Aufzeichnungen, die nicht in einem bestimmten Datensatz enthalten sind
Aufzeichnungen, die Leben und Sicherheit gefährden könnten
Wenn die Aufzeichnung eine Erwähnung einer anderen Person und Ihres Zugangs enthält zur Aufzeichnung kann dieser Person Schaden zufügen

Wenn die Aufzeichnung Informationen von einer Quelle hat, die versprochene Vertraulichkeit ist und Ihre Anforderung diese Quelle
enthüllen würdeWenn Sie sich im Gefängnis befinden und Ihre Unterlagen von der Strafvollzugsanstalt anfordern und die Veröffentlichung der Aufzeichnungen negative Auswirkungen auf die Sicherheit, Gesundheit, Haft oder Rehabilitation von Ihnen selbst, anderen Insassen oder Justizvollzugsbeamten haben könnte
Wenn die von Ihnen angeforderte Information ein Teil ist eines Forschungsprojekts und Sie stimmten zu, dass die Datensätze nicht veröffentlicht werden, solange das Projekt noch nicht abgeschlossen ist. Sie können diese Aufzeichnungen möglicherweise erst nach Abschluss des Projekts erhalten.

Wie viel kostet es, Ihre Datensätze zu erhalten?

Sie müssen möglicherweise für die Krankenakten Kopien bezahlen, die Sie auf Papier, per Fax oder auf elektronischen Medien erhalten möchten. Der Preis wird aufgrund verschiedener Faktoren variieren. Aber Sie müssen nur eine angemessene Gebühr für die Bereitstellung der Aufzeichnung zahlen. Sie können weiterhin Ihre Unterlagen erhalten, wenn Sie die erbrachten medizinischen Leistungen nicht bezahlt haben.

So fordern Sie Ihre medizinischen Unterlagen an

Die meisten Arztpraxen und Einrichtungen bitten Sie, ein Formular auszufüllen, um Ihre Unterlagen anzufordern. Rufen Sie das Büro des Anbieters an und fordern Sie eine Kopie des Formulars an. Sie sollten es Ihnen per Fax, E-Mail oder Post schicken können, oder Sie können es von der Arztpraxis abholen.

Wenn die Arztpraxis kein spezielles Formular hat, können Sie einen Brief schreiben, um Ihre Anfrage zu stellen. Fügen Sie diese Informationen hinzu:

Ihr Name, einschließlich Ihres Mädchennamens (falls zutreffend)
Sozialversicherungsnummer
Geburtsdatum
Adresse und Telefonnummer
E-Mail-Adresse
Erforderliche (s) Eintrag (e)
Datum (e) des Dienstes (Monate und Jahre unter ärztlicher Betreuung)
Unterschrift
Zustellungsoption (Abholung, Fax, E-Mail usw.)

Was passiert, wenn Ihr Arzt nicht mehr in der Praxis ist?

Ärzte bleiben nicht für immer in der Praxis. Genau wie der Rest von uns wechseln sie den Job, ziehen sich zurück, ziehen um oder sterben sogar. Die Schritte, die unternommen werden müssen, um Ihre medizinischen Unterlagen zu erhalten, hängen davon ab, was mit der Praxis und den Aufzeichnungen Ihres Arztes passiert ist, nachdem Sie gegangen sind.

Praxis noch in Betrieb: Wenn Ihr Arzt gegangen ist, aber die Praxis noch läuft, sollten Ihre Aufzeichnungen durch die Praxis verfügbar sein. Befolgen Sie dasselbe Protokoll, um Ihre medizinischen Unterlagen anzufordern, als ob der Arzt noch in dieser Praxis arbeiten würde.

Wenn die Praxis verkauft wurde: Wenn Ihre Arztpraxis mit einer anderen Praxis kombiniert oder von einer anderen Praxis gekauft wurde, wird die neue Praxiseinheit Ihre Unterlagen weiterhin besitzen. Dies gilt auch, wenn Ihr Arzt nicht mehr da ist oder wenn eine Gruppe von Ärzten die Praxis gekauft hat. Befolgen Sie das gleiche Protokoll, um Ihre medizinischen Unterlagen zu erhalten, als ob der Arzt immer noch dort arbeiten würde.

Wenn die Praxis aus dem Geschäft ist:Wenn Ihre Arztpraxis endet und nicht länger im Geschäft ist, haben Sie drei mögliche Ressourcen:

Wenden Sie sich zuerst an Ihre örtliche medizinische Gesellschaft . Möglicherweise können Sie die Telefonnummer online oder im Telefonbuch nachschlagen. Sie finden auch die Kontaktinformationen, die Sie benötigen, durch die medizinische Gesellschaft Ihres Staates. Jemand in der medizinischen Gesellschaft sollte Ihnen mitteilen können, was aus Ihrer Arztpraxis geworden ist. Es ist möglich, dass sie herausfinden können, wo die Unterlagen des Arztes untergebracht sind. Sie können Ihnen auch sagen, wie Sie Kopien von Krankenakten erhalten, wenn das Verfahren von der üblichen Praxis abweicht.Wenn Ihre lokale medizinische Gesellschaft nicht über die Informationen verfügt, die Sie benötigen,
wenden Sie sich an Ihren Landesverband für medizinische Fachgesellschaften. Auch hier sollte eine Suche nach der Assoziation Ihres Staates Ergebnisse liefern.Schließlich, wenn keine dieser Möglichkeiten funktioniert,
kontaktieren Sie die Krankenhäuserin Ihrer Nähe. Ärzte müssen einen formellen Prozess durchlaufen, um Privilegien für die Behandlung von Patienten in einem Krankenhaus zu erhalten, und viele Ärzte tun dies zu einem bestimmten Zeitpunkt ihrer Karriere. Sie können eine Abteilung wie Chirurgie, Innere Medizin oder Personal kontaktieren. Sie können wissen, wo die Aufzeichnungen für ihre Patienten, die von diesem Arzt behandelt werden, aufbewahrt werden oder in der Lage sind, Sie an die entsprechende Abteilung zu verweisen.Denken Sie daran, dass Ihre Unterlagen, wenn sie an einem anderen Ort aufbewahrt werden, nur schwer zu finden sind, wenn sie zu einer Minderheit der Datensätze gehören, die bereits in eine elektronische Patientenakte aufgenommen wurden. Aus diesem Grund werden Ihnen sehr wahrscheinlich die Kopien berechnet, die Sie möchten.

Was passiert als nächstes? Wenn Sie die Anfrage gestellt haben, müssen Sie möglicherweise eine Weile warten, bevor Sie die Unterlagen erhalten. Landesgesetze regeln, wie schnell diese Aufzeichnungen an einen Patienten geliefert werden müssen. In einigen Staaten erhalten Sie sofort Zugriff auf die Überprüfung in der Arztpraxis, aber möglicherweise müssen Sie zwischen 10 und 60 Tagen warten, um Ihre eigenen Kopien zu erhalten. Andere Staaten benötigen Zugang innerhalb von 30 Tagen. Diese Zeiträume können manchmal verlängert werden, wenn die Umstände es rechtfertigen.

Was passiert, wenn Ihnen der Zugriff auf Ihre Daten verweigert wird?

Es gibt Protokoll- und Beschwerdesysteme, denen Sie folgen müssen, wenn Ihnen der Zugriff oder Kopien Ihrer medizinischen Unterlagen verweigert werden. Machen Sie diese Schritte, wenn Sie denken, dass Ihre Ablehnung nicht angemessen war.

Wenn Sie etwas falsch mit Ihren medizinischen Unterlagen finden

Sobald Sie Kopien Ihrer Aufzeichnungen erhalten haben, achten Sie darauf, sie sorgfältig zu überprüfen. Wenn Sie Fehler finden, sollten Sie diese sofort korrigieren, um sicherzugehen, dass sie zukünftige Diagnosen oder Behandlungen, die Sie erhalten, nicht beeinflussen können. Sie haben das Recht nach HIPAA, um zu beantragen, dass Ihre medizinischen oder Rechnungsdatensätze geändert werden, um ungenaue oder unvollständige Informationen zu korrigieren. Anbieter stimmen in der Regel zu, sachliche Ungenauigkeiten zu korrigieren. Wenn es jedoch eine Meinungsverschiedenheit ist, ist Ihr Anbieter nicht verpflichtet, den Datensatz zu ändern. Wenn Ihre Bitte um eine Änderung nicht erteilt wird, können Sie mit HIPAA eine abweichende Aussage zu Ihrer Aufzeichnung hinzufügen.

Ein Wort von Verywell

Zu wissen, was in Ihrer Krankengeschichte steht, ist Teil einer aktiven Rolle in Ihrer Gesundheitsversorgung. Wenn Sie über einen elektronischen Zugang zu Ihrer Krankenakte verfügen, überprüfen Sie diese nach jedem Termin, nach einem sorgfältigen Besuch oder nach einer Behandlung. Neben Informationen über Ihre Gesundheit, ist es eine Möglichkeit, Fehler zu beseitigen oder alles zu besprechen, was mit Ihrem Arzt nicht klar ist.