Selbst für die erfahrensten Mitarbeiter im medizinischen Büro ist es schwierig, Abrechnungsfehler zu vermeiden. Durch die Integration eines Diagrammprüfprozesses in Ihren täglichen Betrieb können Sie diese unausweichlichen Vorfälle erkennen und korrigieren, bevor sie sich auf Ihr Endergebnis auswirken und die Erstattung von Ansprüchen verzögern.
Das schnelle Tempo der Arztpraxis ist das ideale Umfeld für diese Fehler.
Ihre Mitarbeiter im Büro tun ihr Bestes, um weiterhin einen hervorragenden Kundenservice zu bieten. Wie bei allem, wenn etwas chaotisch ist, wird etwas durch die Risse rutschen oder ein Fehler wird gemacht. Ganz gleich, wie sehr Sie Ihren Mitarbeitern im medizinischen Bereich die Wichtigkeit von Genauigkeit zum Ausdruck bringen, Sie können nicht einfach damit aufhören. Der Chart-Audit-Prozess könnte der Unterschied zwischen der Zahlung von 10 bis 14 Tagen anstelle von 45 Tagen sein.
So führen Sie eine medizinische Abrechnung durch Audit
Die einfachste Möglichkeit zur Überwachung von Diagrammen besteht in der Erstellung einer Checkliste. Stellen Sie sicher, dass Informationen enthalten sind, die Verweigerungen verursachen oder Zahlungen verzögern können. Einfache Ungenauigkeiten können einen großen Unterschied machen.
- Wird der Name des Patienten richtig geschrieben?
- Sind Geburtsdatum und Geschlecht des Patienten korrekt?
- Ist der richtige Versicherungszahler eingetragen?
- Ist die Policennummer gültig?
- Muss für den Antrag eine Gruppennummer eingegeben werden?
- Ist der Status der Patientenbeziehung zum Versicherten zutreffend?
- Entspricht der Diagnosecode dem durchgeführten Verfahren?
- Entspricht der Prozedurcode der erhaltenen Autorisierung?
- Ist die Erstversicherung bei Mehrfachversicherungen für die Koordinierung der Leistungen geeignet?
- Ist die Physiker-NPI-Nummer auf dem Claim?
Dies ist nur eine kurze Liste von Beispielen. Es gibt viele Dinge, die in Ihre Checkliste aufgenommen werden könnten.
Es kann auch spezifischer für die Spezialität der Praxis, die Art der Einrichtung oder die Art des Antragsformulars sein.
Häufigkeit der medizinischen Billing Chart Audits
Die Mindestfrequenz sollte nach Angaben der American Medical Association jährlich sein. Wählen Sie einen Tag vor mindestens drei Monaten aus, um zu auditieren. Ziehen Sie die Patientendaten für diesen Tag.
Wenn möglich, überprüfen Sie fünf bis 10 zufällige medizinische Aufzeichnungen pro Arzt oder fünf oder mehr Datensätze pro Zahler (Medicare, Medicaid, Versicherer). Abhängig von der Größe der Übung müssen Sie möglicherweise mehr als einen Tag überprüfen.
Das Medical Billing Audit sollte laut der American Medical Association sowohl vom Arzt als auch vom Personal durchgeführt werden, um die besten Ergebnisse zu erzielen.
Überprüfen Sie Ihre Ansprüche Ablehnung
Überprüfen Sie auch Ihre Ablehnungen. Verwenden Sie es als ein Werkzeug, um Mitarbeiter zu schulen. Höchstwahrscheinlich wissen sie nicht, dass sie etwas falsch machen, wenn Sie weiterhin die gleichen Trends sehen. Erstellen Sie eine Tabelle mit den häufigsten Ablehnungsgründen und verwenden Sie diese als Leitfaden zum Erstellen einer Checkliste.
Teilen Sie die Ergebnisse Ihres Chart-Audits
Wenn die Chart-Prüfung abgeschlossen ist, teilen Sie die Ergebnisse mit allen Mitarbeitern. Alle Mitarbeiter können voneinander profitieren. Auf diese Weise können alle Mitarbeiter verhindern, dass in Zukunft dieselben Fehler gemacht werden.
Versichern Sie Ihren Mitarbeitern, dass es nicht das Ziel ist, mit den Fingern zu zeigen und Schuld zuzuweisen, sondern Fehler zu erkennen. Beachten Sie, dass Fehler aufgrund der Informationen sowohl von den Anbietern als auch von den Mitarbeitern an der Front auftreten können.
Fragen Sie nach Verbesserungsvorschlägen
Fordern Sie von Ihren Mitarbeitern Vorschläge zur Vermeidung von Fehlern an. Ihre Mitarbeiter an der Front haben möglicherweise Vorschläge, wie Sie Anmeldeformulare ändern, Änderungen an Patienteninformationen erfassen und sicherstellen können, dass die Anbieter genaue Informationen zur Kodierung des Verfahrens angeben.
