Elektronische Kommunikation wird heutzutage immer beliebter als Telefonanrufe, "Schnecken" -Post und manchmal sogar von Angesicht zu Angesicht. Gesichtstreffen. In jedem professionellen Umfeld, einschließlich der Arztpraxis, ist es wichtig, mehrere Dinge zu beachten, wenn Sie E-Mails an Kollegen, Patienten, Ärzte, Krankenhäuser, Verkäufer oder andere Fachleute versenden.
Menschen verbringen einen großen Teil ihres Tages damit, E-Mails zu öffnen und zu lesen.
Wertvolle Zeit sollte nicht für ineffektive und unwichtige E-Mails verschwendet werden. Die gleiche Professionalität, die Sie am Telefon, in der Korrespondenz oder im persönlichen Gespräch verwenden würden, sollte auch in einer E-Mail ausgedrückt werden. Denken Sie immer daran, dass eine E-Mail eine Form der Kommunikation ist und die Art und Weise, wie der Empfänger die Nachricht interpretiert, das einzige ist, was zählt.
Bevor Sie eine E-Mail erstellen und versenden, stellen Sie sich einige Fragen.
- Ist E-Mail die beste Form der Kommunikation für die Informationen, die ich sende?
- Ist es professionell?
- Ist es HIPAA-konform?
- Präsentiert es mich und die medizinische Praxis genau?
E-Mail-Etikette Regel # 1
Denken Sie über den Inhalt Ihrer Nachricht nach, bevor Sie SENDEN drücken. Stellen Sie sicher, dass E-Mail die geeignete Form der Kommunikation für Ihre Nachricht anstelle eines Telefonanrufs oder einer Besprechung ist. Beachten Sie, dass der Inhalt das Image und die Professionalität, die von Ihrem Arzt erwartet wird, widerspiegeln sollte.Senden, leiten oder antworten Sie keine E-Mails, die obszöne, beleidigende, verleumderische, diffamierende, rassistische oder sexuelle Inhalte enthalten. Die Strafen können für Sie und das Ärztebüro schwerwiegend sein.
Email Etiquette Regel # 2 Verwenden Sie korrekte Grammatik, Interpunktion und Rechtschreibung. Auch hier ist Ihre Nachricht ein Spiegelbild Ihres Arztbüros.
Achten Sie auch darauf, die Nachricht kurz zu halten und das richtige Layout für Ihre Nachricht zu verwenden, das das Lesen erleichtert. Korrekturlesen Sie Ihre E-Mail, bevor Sie auf
SENDEN klicken.
Verwenden Sie nicht alle CAPS, da dies in der Online-Welt als Schreien oder Schreien gilt. Verwenden Sie "Fett" oder "Kursiv", um ein Wort oder einen Ausdruck hervorzuheben. Vermeiden Sie auch die Verwendung extrem ausgefallener oder seltsamer Schriftarten, da dies Ihre E-Mails schwieriger zu lesen macht. E-Mail-Etikette Regel # 3Stellen Sie sicher, dass die E-Mail an die entsprechenden Empfänger gesendet wird. Informationen in einem Arztpraxen, insbesondere in Bezug auf Patienteninformationen, sollten nur auf der Basis "Muss wissen" weitergegeben werden. Bedenken Sie auch, dass Personen Informationen, die für sie nicht relevant sind, als "Junk-Mail" betrachten.
Diskutieren Sie nicht persönliche und vertrauliche Informationen oder fügen Sie Patientenakten in einer E-Mail an. Verwenden Sie Patientenkontonummern oder Krankenaktennummern, um jemanden zur Überprüfung des Kontos zu raten. Ihre Informationen sollten dort notiert werden. Email Etiquette Regel # 4 Antworten Sie innerhalb von 24 Stunden auf professionelle E-Mails, wenn möglich. Wenn Ihnen das nicht genug Zeit gibt, antworten Sie zumindest darauf, dass Sie die E-Mail erhalten haben, und Sie werden so schnell wie möglich zu ihnen zurückkehren. Antworten Sie nicht auf Spam oder Anfragen zum Abonnieren / Abbestellen. Dies erzeugt nur mehr Spam, der Ihre geschäftlichen E-Mails überschwemmen wird. E-Mail Etikette Regel # 5
Behalte Emotionen aus E-Mails. Sei höflich und professionell. Wissen Sie, mit wem Sie informell sein können, nachdem genügend Zeit vergangen ist, um diese Art von Beziehung aufzubauen.
Sagen Sie nichts in einer E-Mail, die Sie später bereuen könnten. Seien Sie vorsichtig beim Senden oder Beantworten einer E-Mail in Wut. Mache niemals persönliche Kommentare über eine andere Person, mache Kommentare, die jemanden beleidigen oder etwas sagen würden, was du nicht persönlich sagen würdest. Email Etiquette Regel # 6
Halten Sie Humor, Witze und Ironie auf ein Minimum. Absichten werden häufig in E-Mails "in der Übersetzung verloren" und Leute erhalten nicht immer den Witz. Überlegen Sie es aus der Perspektive des Empfängers.
Senden, Weiterleiten oder Beantworten von Kettenbriefen nicht. Es ist unprofessionelles Verhalten und einige Leute betrachten dies als Junk-Mail. Denken Sie daran, dass alle von Ihnen gesendeten Inhalte das Image und die Professionalität Ihres medizinischen Amtes widerspiegeln sollten.
