4 Schritte für die telefonische Etikettierung

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  • Hat Ihre Rezeptionistin eine ausgezeichnete Telefon-Etikette? Es ist wichtig, dass Ihr medizinisches Büropersonal immer eine höfliche, einheitliche Telefonweise anbietet. Wenn ein Patient anruft, bestimmt die Art und Weise, wie das Personal an der Rezeption den Telefonanruf bearbeitet, wie Ihre Einrichtung wahrgenommen wird.

    Als eine der am häufigsten verwendeten Kommunikationsmittel sollte die Telefonkommunikation nicht auf die leichte Schulter genommen werden. Es ist oft die erste Interaktion, die eine Arztpraxis mit einem Patienten hat. Hier sind ein paar grundlegende Tipps, die Sie Ihrem medizinischen Büropersonal anbieten können, um die Telefon-Etikette zu verbessern.

    1Be ein aktiver Zuhörer

    Eine Technik namens "aktives Zuhören" ist ein hilfreiches Werkzeug, um sicherzustellen, dass das Verständnis vollständig ist. Bei dieser Technik wird der Zuhörer die Informationen, die er in seinen eigenen Worten gehört hat, neu formulieren. Wenn diese Information korrekt ist, ist der Austausch abgeschlossen, wenn nicht der Absender der Information Missverständnisse zu diesem Zeitpunkt korrigieren kann. Dieser Austausch benötigt nur ein wenig mehr Zeit und ist ein effizientes Werkzeug zur Schaffung von Verantwortlichkeit, da alle am Austausch Beteiligten wissen, dass die Erwartungen klar und verständlich sind.

    • Konzentriere dich auf den Sprecher
    • Aktiviere dich
    • Versuche nicht zu unterbrechen
    • Achte auf deine nonverbale Kommunikation
    • Vermeide es, mit anderen zu sprechen
    • Behalte deine Meinung über das Thema, das diskutiert wird

    2Habe gute Telefon-Manieren

    Gute Telefon-Manieren zu haben ist einfach Aufgabe. Um gute Manieren zu haben, bedeutet einfach, professionell zu sein und andere so zu behandeln, wie man behandelt werden möchte, wenn man der Anrufer ist. Einige Beispiele:

    • Beantworte schnell, zumindest beim dritten Klingeln
    • Beantworte mit deinem Namen und einer freundlichen Begrüßung
    • Lächle, der Anrufer kann dein Lächeln durch das Telefon hören
    • Sprich langsam und deutlich
    • Niemals Essen, Kaugummi oder etwas anderes kauen am Telefon
    • Fragen Sie nach der Erlaubnis, bevor Sie einen Anrufer warten lassen

    3Weiterhalten der Vertraulichkeit

    Durch die Wahrung der Patientengeheimnisse fühlen sich Patienten nicht nur sicher, dass sie in Ihrer medizinischen Einrichtung behandelt werden, sondern auch das Gesetz. Jede Organisation, die auf Gesundheitsinformationen von Patienten zugreift, gilt als gedeckte Einheit und ist gesetzlich dazu verpflichtet, die HIPAA-Bestimmungen einzuhalten oder zivil- und / oder strafrechtliche Sanktionen zu verhängen. Es ist zwingend erforderlich, dass medizinische Unterlagen vertraulich bleiben und nicht von Personen, die keine ordnungsgemäße Genehmigung haben, zugänglich sind. Offenlegungen bezüglich der geschützten Gesundheitsinformationen (PHI) eines Patienten ohne deren Genehmigung gelten als Verletzung der Datenschutzregel.

    • Seien Sie vorsichtig bei den Informationen, die Sie über das Telefon erhalten.
    • Bitten Sie den Patienten, seine Sozialversicherungsnummer anzugeben, um sich zu identifizieren.
    • Beachten Sie, dass andere Patienten Ihre Konversation hören können.
    • Wenn der Anrufer nicht der Patient ist, sprechen Sie niemals persönlich Informationen ohne Erlaubnis

    4Überlegungen

    Telefonische Etikette ist nicht nur das, was Sie sagen oder tun, sondern auch, wie Sie es sagen und wie Sie es tun. Bedenken Sie diese beim nächsten Gespräch mit einem Patienten oder einem anderen Kunden am Telefon.

    • Danken Sie ihnen immer für das Anrufen
    • Legen Sie niemals zuerst auf
    • Wenn Sie Nachrichten erhalten, holen Sie sich so viele Informationen wie möglich
    • Bleiben Sie ruhig und höflich, auch wenn ein Patient unhöflich zu Ihnen ist

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